Vyúčtovanie cestovných výdavkov, zahraničnej pracovnej cesty

Formulár Vyúčtovanie cestovných výdavkov slúži na riadne zúčtovanie náhrad výdavkov, ktoré vznikli zamestnancovi počas výkonu tuzemskej alebo zahraničnej pracovnej cesty. Podľa § 3 až § 9 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách má zamestnanec nárok na preplatenie cestovného, stravného, náhrady za použitie súkromného motorového vozidla, ubytovania a iných preukázaných výdavkov. Formulár je určený pre zamestnancov verejnej správy, škôl, výskumných inštitúcií aj súkromných firiem, ktoré dodržiavajú tento zákon.

Formulár je potrebné vyplniť po ukončení pracovnej cesty a predložiť zamestnávateľovi spolu s dokladmi preukazujúcimi jednotlivé náklady (napr. bločky za pohonné hmoty, cestovné lístky, faktúry za ubytovanie). Hoci zákon konkrétnu lehotu neurčuje, v praxi býva stanovená internými predpismi zamestnávateľa – obvykle do 10 kalendárnych dní od návratu z pracovnej cesty.

Vyúčtovanie obsahuje:

• osobné údaje zamestnanca,
• trasu a dátumy pracovnej cesty,
• typ použitého dopravného prostriedku (vlastné/služobné vozidlo, vlak, autobus, lietadlo),
• výpočet náhrad za pohonné látky podľa priemernej spotreby uvedenej v technickom preukaze a ceny PHM v EUR/l,
• sadzbu základnej náhrady za 1 km podľa nariadenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR (aktuálne sadzby sú upravované výnosom),
• stravné podľa trvania pracovnej cesty (v SR aj v zahraničí),
• náklady na nocľah a iné výdavky.

Pri vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty je potrebné uviesť menu, v ktorej boli náklady uhradené, a prepočet na EUR podľa platného kurzu. Správne vypočítaná náhrada za PHM musí zohľadniť kurz meny, cenu za liter v danej krajine a priemernú spotrebu vozidla.

Dôležité upozornenie: náhrady za použitie súkromného motorového vozidla sa priznávajú len so súhlasom zamestnávateľa a v prípade správne doložených údajov o spotrebe a trase. Všetky prepočty musia byť zrozumiteľne vyznačené v tabuľkách, ktoré sú súčasťou formulára.